Как вежливо отказать во встрече

Умение писать письма-отказы является одним из важнейших навыков работника предприятия, отвечающего за внешние связи организации и деловую переписку. Содержание и подача такого письма не только говорят об образовании и культуре его составителя, но и формируют имидж, репутацию предприятия в бизнес-среде.

По каким поводам происходит деловая переписка

В каждую активно работающую компанию регулярно приходят письма с различными предложениями. Это может быть предложение о сотрудничестве (коммерческое), об участии в каком-либо мероприятии (конференции, семинаре, праздновании) и т.д. Также в обращении между организациями распространены письма-запросы, претензии, напоминания и т.д. Таким образом, входящая корреспонденция предприятия может исчисляться десятками, а то и сотнями различных посланий, которые требуют ответа.

Как оформить отказ

Рассмотрение того или иного письма никоим образом не гарантирует того, что получивший его представитель организации в обязательном порядке ответит согласием на предложение, запрос или претензию, содержащуюся в нем. Напротив, во многих случаях работники компаний пишут отказы.

Но чтобы правильно отказать, нужны определенные навыки. Важно не обидеть отправителя письма негативным содержанием – это диктуют не только правила элементарной деловой вежливости, но и возможность того, что в дальнейшем он может стать заказчиков, клиентом или партнером.

Общие сведения о деловом письме

Вся официальная корреспонденция подчиняется определенным правилам составления. Прежде всего, необходимо помнить о том, что, несмотря на то, что содержание письма может быть абсолютно произвольным, его структура и состав должны соответствовать нормам, принятым в оформлении деловых бумаг, т.е. условно поделены на три части: начало (обращение и заголовок письма), основной раздел и заключение (подпись и дата).

Стиль письма должен быть сдержанным, лаконичным, без излишне «нагруженных» предложений, сложной специфической терминологии. Отказ следует делать максимально корректным, в нем недопустимы грубость, ненормативная лексика и прочие крайние проявления. При формировании письма нужно обязательно учитывать нормы русского языка в плане культуры речи, лексики, грамматики, орфографии и стилистики.

Отказ может быть немотивированным, но все же лучше, если в письме будет указана его причина.

В случае, если ответ подробный и обстоятельный, то следует поделить его на абзацы или пункты – так восприятие текста существенно облегчается.

При отказе не надо рубить сплеча и «сжигать мосты» желательно оставить пути к отступлению, то есть поблагодарить за оказанное внимание и выразить надежду на возможность дальнейшего сотрудничества. Для этого можно указать условия, которые получатель может выполнить для установления деловых отношений. Если есть возможность посоветовать предприятие, которое также согласилось бы на сотрудничество или иные предложения, высказанные в первоначальном послании, то пренебрегать ею не следует – это оставит хороший след в памяти адресата.

На имя кого писать

Отказ нужно писать строго на имя того человека, который подписался под изначальным письмом. В противном случае, отказ может не дойти до адресата или затеряться в потоке входящей корреспонденции. Однако, если под письмом-предложением подписи конкретного человека не было, то можно использовать нейтральную форму обращения (например, в виде простого приветствия «Добрый день»).

Оформление письма-отказа

Письмо можно написать от руки (такой формат будет говорить об особом, теплом отношении к адресату) или напечатать на компьютере.

При этом допустимо использование простого листа бумаги или же бланка с фирменными реквизитами и логотипом компании.

Письмо-отказ формируется в единственном оригинальном экземпляре, обязательно датируется и нумеруется (в соответствии с документооборотом предприятия). При этом информацию о нем следует включить в журнал исходящей корреспонденции, отметив его дату, номер и кратко — содержание. В дальнейшем этот журнал может стать свидетельством создания и отправки послания.

Читайте также:  Эмфизематозный карбункул крупного рогатого скота

Кто должен подписать

В идеале под письмом должен стоять автограф директора организации, но возможно это далеко не всегда (и практически совсем исключено на предприятиях с большой численностью работников и множеством структурных подразделений). Поэтому, подписать письмо об отказе может любой сотрудник компании, уполномоченный на создание подобного рода документации и наделенный правом подписи корреспонденции. Это может быть секретарь, юрист, начальник или специалист какого-либо отдела.

Как отправить письмо

Письмо можно отправить разными способами, при этом лучше всего выбрать тот, посредством которого дошло изначальное послание. Наиболее приемлема отправка через почту России, но в этом случае следует взять заказное с уведомлением о вручении, также можно применить передачу через представителя или курьера (такой метод гарантирует более быструю доставку). Допустимо и использование факса, электронных средств связи и даже социальных сетей или мессенджеров (но только при условии, что отправитель первоначального письма сам пользуется таким путем коммуникации).

Письмо-отказ от сотрудничества

Если вам потребовалось сформировать письмо-отказ от сотрудничества, посмотрите его образец и комментарии к нему.

  1. В начале письма напишите, для кого оно предназначено: укажите название организации, должность и ФИО ее представителя, на имя которого составляете ответ. Используйте вежливую форму обращения, поблагодарите за проявленного внимание к вашей компании и после этого переходите к сути послания.
  2. Обязательно сошлитесь на то письмо, в ответ на которое вы пишете отказ, укажите обстоятельства, которыми вызвана отрицательная реакция. Если вашим оппонентом к его предложению были приложены какие-то дополнительные бумаги, обозначьте то, что вы с ними ознакомились.
  3. При возможности, выскажите в письме выражение надежды на то, что сотрудничество все же состоится, не преминув внести условия, которые для этого должны быть выполнены.
  4. В заключение подпишите письмо и датируйте.

Письмо-отказ от участия в мероприятии

При составлении письма-отказа от участия в мероприятии, воспользуйтесь вышеприведенными рекомендациями в отношении письма-отказа от сотрудничества. В письме все стандартно, но обязательно: информация об отправителе и адресате, затем — обращение, сам отказ с упоминанием поступившего предложения об участии в мероприятии и обязательно указание обстоятельств, послуживших поводом к отрицательному ответу, затем — подпись и дата.

Письмо-отказ от предложения о работе

Не только от предприятия может поступить письмо-отказ. В некоторых случаях его может выразить лицо, не имеющее к компании никакого отношения: например, соискатель на какую-либо должность. Если вы являетесь именно таким человеком, формируйте отказ также сообразно с правилами и нормами деловой документации. Используйте вежливое обращение, укажите наименование предложенной вам вакансии, а также причину, по которой вы от нее отказываетесь (не забывайте о том, что потенциальный работодатель может пересмотреть условия предлагаемой вам работы). В конце обязательно подпишитесь и поставьте дату.

Привычка говорить "да": почему плохо быть безотказным на работе

Одна из самых распространенных трудностей — необходимость отказывать людям. И хотя на работе часто возникают ситуации, в которых в силу своих профессиональных обязанностей вы просто не сможете сказать «нет», изо дня в день будут складываться и другие обстоятельства, предоставляющие вам определенную свободу выбора. Как воспользоваться своим правом сказать «нет» и правильно сформулировать отказ?

Рассуждайте следующим образом: не сказав «нет» в нужный момент, вы поставите потребности другого человека выше своих собственных. Вы действительно этого хотите? На работе бывает очень много ситуаций, когда ваши потребности не менее важны, а в некоторых обстоятельствах даже важнее потребностей коллег. Вспомните, как часто коллеги отказывали вам. И вы спокойно и без раздражения принимали этот ответ. Так зачем же переживать из-за того, что кто-то расстроится, если вы поведете себя аналогичным образом?

Настоящая проблема заключается в том, что постоянное «да» легко входит в привычку, а изменить закрепившуюся модель поведения действительно сложно. Вспомните своих коллег. Вы можете предположить, чего ожидать от каждого из них? Вероятно, да. Аналогично ваши коллеги, привыкнув к вашей безотказности, скорее всего, станут обращаться к вам с таким количеством просьб, что вы просто не сможете их выполнить. Таким образом, привычка постоянно соглашаться на просьбы по работе приведет вас к перегруженности, ведь вы взваливаете на себя больше, чем можете сделать или чем действительно должны делать. Это ведет к стрессу, расстройству, неприязни, конфликтам и ошибкам, и со временем ситуация лишь усугубляется.

Читайте также:  У кошки внезапно отказали задние лапы

Итак, умение отказывать, когда вы считаете нужным, — важный навык, которым необходимо овладеть. У вас наверняка будут ситуации, когда вы захотите помочь кому-нибудь, даже если это вам неудобно. Помните: ассертивность означает уважение к вашим потребностям и правам в той же мере, как к правам других, а также согласие, когда нужно, пойти на компромисс.

Многие не любят говорить «нет», считая, что существует единственный способ это сделать — прямой отказ. Такое «нет» может показаться грубым и агрессивным. А это обычно не то впечатление, которое хочется произвести на работе. Вы стремитесь установить хорошие отношения с коллегами, но вам неизбежно придется отказывать кому-то ради самого себя — своего здоровья и благополучия. Значит, вы должны уметь сказать «нет», но так, чтобы продемонстрировать уважение к потребностям другого человека. Есть разные способы отказывать, которые зависят от ситуации. Вот три основных варианта.

Прямой отказ — самый бескомпромиссный способ, и он редко подходит для использования на работе. К нему чаще всего прибегают, когда нарушаются чьи-то права. В таких случаях вы можете громко и твердо добавить: «Вы что, не слышите, я сказал нет».

Просьба предоставить дополнительную информацию или обещание «как-нибудь в другой раз» — возможность для обсуждения, при том, что отказ остается в числе возможных вариантов.

Вдумчивое «нет» — самый деликатный способ, поскольку вы показываете, что выслушали собеседника.

Далее я подробно объясню, что представляет собой каждый из этих вариантов, однако выбор будет зависеть от ситуации, вашего отношения к ней и того, кто обращается с просьбой, ведь это может быть ваш наставник, непосредственный руководитель, коллега или член команды, которому вы действительно хотите помочь.

Не старайтесь радикально и одномоментно менять свою манеру поведения. Это особенно касается отказов, поскольку вы можете шокировать коллег, не ожидающих, что леопард вдруг изменит свою окраску. Гораздо лучше начать с малого, упорно тренироваться и меняться постепенно.

Эти советы пригодятся, чтобы отказаться от свидания тактично и не нажить врага.

Будьте честны и прямолинейны

Честность — лучшее решение, если вы не хотите причинить людям лишнюю боль. Во-первых, вам нужно быть честной с собой. Каждый заслуживает шанса, но иногда мы просто знаем, что все идет не так. Если вы не чувствуете никакого влечения, то лучше не тянуть с отказом.

Во-вторых, нужно быть честной с ним. Не придумывайте лишнего, будьте любезны и откровенны. Если вы просто не заинтересованы в этом человеке, так и скажите. Вы не должны объяснять что-то, но если у вас действительно есть причина, по которой вы не можете или не хотите встречаться в настоящее время, сформулируйте ее четко и кратко.

Когда речь идет об отказе, всегда лучше вести себя активно, а не пассивно. Не тяните время, избегая встреч или надеясь, что ваш потенциальный партнер поймет намек. Разделайтесь с этим, как только у вас появится шанс. Выскажите четкий отказ, чтобы вы оба могли двигаться дальше.

Поступайте с другими так, как хотели бы, чтобы обращались с вами

Прямое «нет» может звучать довольно жестко, если вы не преподнесете его тактично. У вас нет причин обижаться или чувствовать отвращение (за исключением тех случаев, когда они действительно умышленно агрессивны и отвратительны). Нравиться кому-то — лестно, поэтому будьте вежливы и постарайтесь показать немного признательности. Помните, какая храбрость нужна, чтобы открыться другому человеку.

Читайте также:  Как выглядит чесотка у кошек фото

Наконец, не распространяйтесь о произошедшем. Если вы находитесь в одной компании с этим человеком, не говорите никому о том, что произошло. Если вы кому-то отказали, они и так чувствуют себя отверженными, не нужно добавлять к этому еще и смущение.

Акцентируйте внимание на себе с помощью утверждений с «Я»

Если вы решите объяснить кому-то, почему вы в нем не заинтересованы, попробуйте акцентировать аргументацию на себе, а не на собеседнике. Перечисление причин, почему потенциальный партнер вас не достоин, звучит грубо и снисходительно, к тому же это может задеть самооценку вашего собеседника. Вместо этого психологи советуют использовать утверждения с «Я», например:

  • «Я не вижу вас в этом плане, мне жаль».
  • «Я действительно наслаждаюсь, общаясь с вами, но я не чувствую между нами связи».
  • «Я сейчас сосредоточена на себе, поэтому не заинтересована в свиданиях с кем-либо».
  • «Я думаю, вы замечательный, но я ищу нечто другое прямо сейчас».

Так вы не ставите себя выше и не принижаете собеседника, а просто объясняете свою точку зрения. Думайте об этом как о досрочном рассуждении на тему «Дело не в тебе, а во мне». Только в этом случае это не так больно, как при расставании.

Покажите, что ваш ответ окончателен

Когда вы кого-то отвергаете, делайте это любезно, но решительно, чтобы ваш собеседник понял, что ответ окончателен. Не удерживайте людей на крючке. Вам может показаться милым, что вы предлагаете «остаться друзьями» или «узнать друг друга получше для начала», но это только даст надежду вашему собеседнику, а вам выйдет боком.

После отказа даже дружеский звонок или сообщение в социальной сети может убедить, что еще не все потеряно и стоит пытаться дальше. Так что не давайте надежду человеку, если ее нет. Предлагайте остаться друзьями, только если у вас есть твердая уверенность, что ваш собеседник сможет выдержать отношения в таком ключе. Иначе он может подумать, что ваше «нет» значит «не сейчас» или «меня сначала надо завоевать».

Для любителей вирта: не отвечайте или формулируйте ответы кратко

Если большинство ваших знакомств происходит в Сети, то вам может быть сложнее избавиться от навязчивого поклонника. Интернет-пользователи понятия не имеют, кто вы, и обычно знакомятся с максимально большим количеством людей. Поэтому если потенциальный партнер не написал что-то личное, основанное на изучении вашего профиля, вы можете смело его игнорировать. Ответив даже что-то человеку, который вам точно не нравится, вы опять-таки даете ложную надежду и втянете себя в беседу, которая только зря потратит время.

Если вы все же хотите ответить, чтобы не показаться грубой, то эксперты по онлайн-свиданиям (есть и такие!) советуют формулировать фразы следующим образом:

  • «Я посмотрела ваш профиль. Мне кажется, вы классный, но я не вижу нас в паре, так что не думаю, что нам стоит идти на свидание. Я не хочу, чтобы мы тратили время друг друга».
  • «Я уже вроде как присмотрела себе кое-кого на сайте и не думаю, что будет честно встречаться с вами, пока я пытаюсь наладить отношения с другим человеком. Надеюсь, вы найдете того, кого ищете».

Возьмите инициативу в свои руки, если собеседник слишком настойчив

Иногда вы понимаете, что откажете человеку ровно в тот момент, когда он заговорит с вами. Может, он ведет себя излишне вызывающе или кажется заинтересованным только в том, чтобы получить у вас номер телефона (мало ли, вдруг коллекционирует их).

В таком случае возьмите инициативу в свои руки. Если кто-то настойчиво просит ваш номер, ответьте что-нибудь в духе: «Почему бы вам вместо этого не дать мне свой номер, и я позвоню вам». Ваш собеседник почувствует, что добился своего, и оставит вас в покое.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *